要么时间管理它，要么时间管理你

今天的经济迫使我们大多数人尝试用更少的钱做更多的事。有一种资源是经理们肯定没有的，那就是时间。你每周的工作时间——不管它是什么——有时60个小时或更多——是一种有限的资源。时间有点像土地:“他们不会再制造更多的时间!”那么，如何更有效地利用这种珍贵的商品呢?

本期我们将深入探讨有效的时间管理。虽然我们知道有很多关于时间管理的书籍、研讨会、网站和研究，但我们也觉得这是一个需要牢记的重要话题。

在与大学生的合作中，我们发现时间管理是许多年轻人需要帮助的领域之一。随着年龄的增长，我们需要处理更多的任务，或者在工作、家庭或其他组织中承担更多的责任，在这方面的一些成功是伴随着成熟而来的。然而，我们所有人都可以做一些事情来改善时间管理——即使是我们这些成熟的人!

管理时间是一件需要持续关注的事情。有些方法——比如避免拖延症，我们将在下面详细讨论——如果练习和加强，往往会成为好习惯。然而，有一些邪恶的时间浪费，比如不能对你被要求做的事情说“不”(我们也会讨论这个)。因此，我们邀请您花点时间阅读这个月的专栏——希望您发现这不是“浪费时间”!

规划

在我们关注时间管理的时候，让我们从计划开始讨论。好的计划也许是有效的时间和项目管理的最重要的技巧之一。在讨论管理时，专家指出战略规划是一个关键步骤。战略规划是更广泛、更全面的概述，你应该每隔几年进行一次。我们在这里讨论的计划是为了实现短期目标而在季度或月度基础上进行的具体操作计划，这对时间管理至关重要。

计划可以定义为为实现目标而准备一系列的行动步骤。如果做得有效，计划可以帮助你减少实现目标的时间和精力。一些企业管理大师认为，二八定律适用于管理的某些方面，即对于非结构化活动，80%的努力只能带来不到20%的有价值结果。原因是你花了很多时间来决定下一步做什么，或者你的公司正在采取许多不必要的、不集中的、效率低下的步骤。计划有助于避免这个问题。

然而，计划只是这个过程的第一步，计划是讨论目标并把事情写在纸上。把这些计划付诸行动是重要的下一步。

行动计划

行动计划分为基本步骤，包括:
1)。设定或选择你的目标并明确你的目标。例如:来年额外销售2000吨猪饲料。

2)。确定实现目标的途径和方法。这包括写一份你的饲料和谷物公司将需要实现你的目标的所有行动的清单。把这一步看作是一个迷你的“头脑风暴”过程——想出尽可能多的选择和想法——不要分析或评判。

继续我们的例子，增加2000吨猪饲料的策略可能包括:以较低的利润率推广一种特定的猪饲料补充剂，以鼓励试验和使用;利用饲喂试验/分段试验来开发性能证明;以“最有希望”的生猪生产商名单为目标，定期进行销售电话和/或促销活动;在你的饲料厂举办烧烤午餐或晚餐，包括参观你的设施和主要人员的简短介绍(这样的步骤邀请你的员工与潜在客户进行个人接触和互动，这几乎总是有好的结果);最后，你可能会针对你最好的客户和潜在客户举办一系列管理研讨会。

3)。行动计划流程的下一步是分析、优先排序并缩减清单。要实现你的目标，哪些行动是绝对必要和有效的?哪些行动项目可以从你的计划中删除而不会产生重大后果?将后一项从你的清单中删除。

4)。下一步是分配执行战略的人员。这包括你作为经理每周或每两周征求反馈和报告;销售人员持续关注目标，报告成功和障碍;甚至可以让其他人员(例如工厂经理或商品买家定期给潜在客户打电话)参与这个过程。

委派或外包

所有与管理谷物和饲料业务相关的无数任务都不具有相同的价值——特别是如果你从个人投资回报率(ROI)的角度来看它们。我们经常考虑投资某项资产的投资回报率。然而，苏珊·沃德(Susan Ward)是一位写管理方面文章的在线博主，她说，我们可以用同样的概念来看看你在不同的活动上花费的时间得到了什么回报。

记住上面的内容，想想你在一周内要做的所有与管理相关的任务。如果需要，把它们列出来，或者花几周时间来记录你在不同类型的“工作”上花了多少时间。一旦你完成了这些任务，试着把这些任务按类型分类——人员、广告、销售和市场、粮食销售、融资等等。然后，按类型计算工时，然后确定这些活动的“成本”。如果你每周花10小时(平均2小时/工作日)做广告，你的工资是$75,000/年(大约$36.00/小时——假设52周每周40小时)，那么这项活动的成本是$360/周或$18,720/年。

这个练习的重点是:对你的公司来说，外包这项活动是否更有利可图或更有效率?雇佣兼职人员来完成这项任务?把这项责任委托给你的企业中另一个从时间角度来看“未充分就业”的员工，或者薪水较低的员工(因为你有18,720美元可以支付给这项工作)?这样你就可以专注于更相关、更大的项目或目标，从而更好地利用你的时间。

建立的例程

我们人类采用的一个策略是养成习惯。当我们例行公事或重复做某事时，习惯就产生了。有时这是不好的——比如当我们紧张的时候咬指甲——然后你就一直这样做，这个坏习惯很难改掉。然而，反过来也是正确的。如果我们细心，我们可以找到节省时间的例行公事，这可以成为好习惯。

《简化你的时间:停止奔跑，开始生活》一书的作者马西娅·拉姆斯兰推荐了几个每天节省时间的习惯。她给出的建议是，现在就把事情放一边，而不是把它们放一边等着以后再看，这样就可以把你的工作减少一半。这适用于邮件、文件和处理电子邮件。最浪费时间的事情之一就是说:“我过会儿再处理。”因此，她说现在把所有东西都收起来是值得的!她还建议，在第一次活动中早到或至少准时到达，以此来设定一天的节奏。我们同意她的说法:“你有没有注意到，你在第一个活动中的到达时间决定了你这一天的节奏?”

设定时间限制

管理时间的一个好方法是为某些任务设定时间限制。如果我们不限制分配给它们的时间，有些任务往往会扩大。例如，虽然电子邮件肯定是一种重要而有效的沟通工具，但它也会消耗大量的时间。一些专家建议每天限制一个小时来完成这项任务。限制你愿意投入某些项目的时间可以帮助你更好地意识到所花费的时间，并希望帮助你变得更有效率。

另一个非常有效的策略是预先估计特定活动的预期时间。然后安排你的一天，让你必须在这段时间内完成这项活动。例如，如果你允许的话，准备会议文件可能需要几个小时;但是如果你在会议前有45分钟的时间安排活动，你就会在这45分钟内完成它。

这里的关键是诚实地估计完成所需的时间。不要让自己忘乎所以地完成一份报告，最后在办公室呆到半夜。

还有其他的任务会占用你大量的时间——会议是另一个例子。在指定的时间开始会议，使用议程，并尽量在规定的时间内开会。如果你能让讨论持续进行并注意时间，很多会议都可以保持在一个小时以内。

学会说不

许多人发现，当被要求承担一项任务或在已经很满的盘子里增加一些额外的东西时，很难拒绝。这对于你作为经理的角色来说尤其正确，因为你试图填补“要做”清单上的所有“空白”。管理顾问Christine Scivicque说，在很多情况下，你可以而且应该说“不”。关键是要以一种尊重和专业的方式(即使你是老板也是如此)。

在以下情况下，你可以随意说“不”:

1)。你觉得这项工作与你的工作无关或没有必要;

2)。你认为这项工作由别人来做会更合适;

3)。你感到不堪重负，无法跟上现有的工作量;而且

4)。你觉得工作量不公平或不合适。说“不”的最好方式是直截了当和诚实。解释你的情况，并恭敬地提供另一种选择。

一个很酷的工具

在整理这个专栏的过程中，我们发现了一个“很酷的工具”，它是由“思维工具”(Mind Tools)开发的，该网站宣扬“成就卓越职业生涯的基本技能”。虽然不是对他们服务的认可，但他们的“互动时间管理测试”提出了一些有趣的问题，并对参与者的时间管理能力进行评分。测试页面的结果/解释部分概述了人们在时间管理方面可能遇到的问题，并讨论了诸如安排工作优先级和处理干扰等问题。测试可在以下网址找到:http://www.mindtools.com/pages/article/newHTE_88.htm

时间至关重要

在我们所做的一切事情中，时间是必不可少的要素。优先排序，授权，计划，对项目说“不”，努力工作以提高效率，这些都是更加注意你如何支配你的时间，以及它对你的生产力和公司的影响的方法。学会管理好时间，你会发现你有更多的时间可以有效地使用，这应该会对你的企业的盈利能力产生积极的影响。