当OSHA来敲门

正如亚历山大·格雷厄姆·贝尔的名言:“在任何事情之前，准备是成功的关键。”关于OSHA的检查，没有比这更真实的话可以对粮食行业的雇主说了。劳工部部长希尔达·索利斯在宣誓就职时总结了OSHA的执法理念，她说:“城里来了一位新警长。毫无疑问，美国劳工部(Department of Labor)又开始执法了。我们是认真的。我们是认真的。”OSHA当然没有辜负这一强硬言论。

通过增加处罚，对谷物相关法规的不一致和混乱的解释，咄咄逼人的特别强调执法项目，煽风点火的新闻稿，以及刑事案件移交给司法部，OSHA对谷物行业的打击尤其严重。因此，OSHA目前的执行理念使得对OSHA检查毫无准备的后果比以往任何时候都更加严重。为了帮助谷物经营者避免这些可怕的后果，本文回顾了:

(1)谷物加工者现在可以采取的步骤，以准备来自OSHA的意外访问;

(2)雇主在OSHA检查期间的权利;

(3) OSHA检查阶段的分步分析;而且

(4)管理检查的策略，以最好地避免重大的执法行动，或使公司为成功的引用挑战做好准备。

为什么要准备OSHA检查

在过去的三年里，劳工部的预算为OSHA执法团队的规模大幅增加提供了资金，并要求OSHA将其许多合规援助资源重新定向到执法上。OSHA还重新制定了惩罚政策，以增加执法行动的规模，引入了新的惩罚形式，并启动了新的特别强调项目，这些项目对粮食行业产生了极大的影响。这些变化使重大案件(罚款超过10万美元)的发生频率增加了一倍多，并使雇主更容易被视为“故意犯罪者”或“惯犯”。

从历史上看，OSHA发现的故意/重复违规行为较少，因为它将企业家族内的工作场所视为独立的个体机构，对雇主OSHA记录的审查限制在三年以内，并采取反应性方法来选择检查目标，对工作场所进行后续访问，重复违规行为的可能性较小。现在，OSHA将企业家族中的工作场所视为一个工作场所，回顾雇主五年来的OSHA记录，以作为重复引用的基础，并采取积极主动的方法，经常专门选择过去的违规者作为检查目标。2010年和2011年，OSHA还向数千名谷物雇主发出了信件，告知他们与谷物入仓有关的责任。OSHA将所有收到这些信件的雇主视为“接到通知”，如果雇主无视信件中概述的义务，OSHA就会发布“故意违规”。

OSHA还增加了针对粮食行业的国家和地方重点项目的使用。这些项目允许OSHA在谷物行业随机选择任何雇主进行检查，而不需要事故或员工投诉来创建可能的检查理由。例如，OSHA已经在5个不同的OSHA区域(覆盖美国所有主要的粮食州)制定了一个粮食处理的地方重点计划。这些检查项目将大量的检查资源用于谷物升降机，寻找违反OSHA仓入口要求，清洁和可燃性粉尘问题，预防性维护缺陷，培训和其他与谷物相关的危害。自2009年以来，在这些重点项目下，OSHA已经访问了大约9000个谷物升降机设施进行执法检查，几乎所有检查都至少导致了一次违规行为，总共超过3500次违规行为，罚款总额达数百万美元。

如何准备OSHA检查

准备OSHA检查最重要的工具之一是了解检查过程中各自参与者的权利。这些权利由美国宪法、职业安全和健康法案和行政程序法规定。雇主必须考虑上述法律规定的三种不同的权利:职业安全与职业安全管理局的权利、雇员的权利和雇主的权利。

OSHA有权…

• 有合理理由检查工作地点;
• 在没有事先通知的情况下进行检查;
• 查阅雇主记录;
• 在检查过程中收集实物证据，包括照片、录像、空气和噪音样本等;而且
• 进行员工面试。

员工有权……

• 向OSHA投诉;
• 不因投诉、参加检查而受到报复、歧视;
• 参加或代表参加开幕会议、实地考察、与OSHA的私人面谈、闭幕会议和非正式解决会议;
• 任选一人或无人担任面试代表;而且
• 查阅巡检相关记录。

雇主有权……

• 根据职业安全和健康法案第8条，在“合理时间”以“合理方式”进行“合理检查”;
• 索要搜查令;
• 开幕会议;
• 正式员工投诉的复印件;
• 在工作场所陪同OSHA进行巡视;
• 参与管理员工访谈;
• 保护商业秘密/商业机密信息不向公众披露;
• 闭幕会议;而且
• 质疑任何引用。

知识和计划提高结果

过渡

熟悉OSHA指令

雇主应熟悉影响检查过程的指令，以便更好地理解合规安全与健康官(CSHO)在检查过程中寻找什么。雇主还应查阅OSHA的现场操作手册(http://www.osha.gov/OshDoc/ Directive_pdf /CPL_02-00-148.pdf)，以更好地理解检查过程。

实施和审核安全与健康项目

粮食单位应当实施综合安全管理制度，对生产场所和项目进行内部或第三方审计。审计可用于证明在解决危险方面的真诚努力，排除故意违规的指控。然而，未能解决审计中确定的建议，可以被用来支持故意违反，证明知道危险和“不计后果的漠视”或“明显的冷漠”。为了避免这种风险，雇主应该仔细审查之前的审计，并确保解决所有建议。每次审计都应附带一份答复文件，清楚说明如何处理每项审计发现。雇主还应考虑在律师的帮助下进行审计，从而在律师-客户特权下保护OSHA的审计结果和建议。

成立检查小组

在检查前，雇主应指定一个检查小组，并培训该小组在检查期间应采取哪些步骤。团队中的职位应包括:

• 主要发言人;
• 联盟/承包商联络;
• 摄影师;
• 文件制作协调员;
• 的时候代表;而且
• 面试的代表。

一个人可以胜任其中的几个职位。一旦雇主指定了这些职位，它必须培训检查小组在OSHA到达时联系谁;检查的权利;OSHA相关标准;以及在检查过程中如何控制信息的访问和流动。雇主还应为其检查组配备摄像机/摄像机、联系人列表、采样工具、文件控制日志、OSHA现场操作手册副本和文件标签。

雇主应根据要检查的工作地点的特定区域指定检查路线——始终使用最直接的路线或避开工作场所的敏感区域的路线，即使这意味着要在建筑物外面走动。在考虑了最佳的检查路线后，雇主应该对这些路线进行审计，并在这些区域的视野中纠正任何危险。

确定授权/同意哲学

OSHA检查只有在雇主同意或有检查令的情况下才能进行。4^th美国宪法修正案要求法官只有在证明有合理理由的情况下才能签发搜查令，但OSHA在满足减少行政合理理由标准方面几乎没有困难。虽然雇主有权要求OSHA出示检查证明，但同意检查通常是更好的做法。一般来说，索要搜查令只对雇主有利，因为它为雇主提供了一些额外的时间(一两天)来更好地准备检查，但雇主也可能因为索要搜查令而面临报复。通过同意，雇主有可能进行比法官授权的更广泛的搜查，但获得了合作的表象，这有助于就检查范围进行谈判，并管理检查以最大限度地减少业务中断。一般而言，雇主应放弃手令的规定，并同意进行视察，但须在协商出可接受的范围及令人满意的条件后才可进行。

OSHA检查的阶段

OSHA检查一般包括六个阶段:(1)开幕会议;(2)文件制作;(3)巡视检查;(4)员工面试;(五)闭幕会议;(六)已发表和争议的引文。检查的每个阶段都为雇主提供了一个机会来控制其违反OSHA的风险。在遵守下面提供的建议时，雇主降低了被引用的概率，或至少增强了其对引用进行抗辩和调节的能力。

1.开会议

虽然OSHA检查的所有阶段都很重要，但开业会议为雇主提供了限制检查范围和持续时间的最佳机会。当CSHO到达并出示他的证件时，检查开始。如果CSHO不愿意提供他的证书，雇主应要求查看这些证书。如果CSHO试图跳过这一阶段，雇主应坚持举行开幕会议。CSHO应在会议开始时解释检查的预期目的、范围和持续时间，并确定选择检查该工作场所的动力;例如，LEP/NEP、意外、员工投诉等。雇主如未能主动提供有关资料，应询问有关视察的目的及范围。

雇主亦应视乎社会保障主任是否愿意就有关范围进行谈判而处理手令问题。若CSHO愿意讨论有关事宜，并达成双方都同意的视察范围，则同意为佳。雇主应该提前知道谁将参加开幕会议，并为会议、员工面试指定地点，如果检查将持续多日，还应为OSHA指定工作场所。最后，在开幕会议期间建立文件要求和采访协议。具体来说，要求CSHO提供书面文件请求，并提前安排面谈，以避免业务中断。

2.文档生产

CSHO还将在整个检查过程中要求雇主提供文件和信息。雇主应坚持要求雇主提供所有文件(300日志/300A表格除外，因为法律要求雇主在4小时内提供这些文件)。书面要求可让雇主分析反对的要求，让雇主有更多时间回应民政事务处的要求，并允许雇主追踪有关要求和所产生的文件。它还允许雇主更仔细地分析请求的文字，只提供所要求的记录，而不是更多。

雇主应审查所有要求的文件的响应性、特权和商业秘密或机密的商业信息，并指定必须保密的信息。雇主应确保OSHA了解所有相关事实，但不应生成记录来响应文件要求。在检查期间，必须将文件从明显的视野中移除，其中包括在用于OSHA访谈或CSHO工作空间的白板或活页夹上显示的任何信息。最后，保留一份提交给OSHA的所有文件的副本，并保持文件控制日志以跟踪文件生产的状态。

3.的时候检查

在巡视检查期间，管理层代表应始终陪同首席安全官。CSHO应随时陪同，以确保他遵守所有公司安全规则，控制信息流动，收集有关检查重点的情报，并确保巡视期间所访问的区域严格限制在商定的检查范围内。CSHO可以拍照、录像、取样、识别危险并提出建议。雇主代表应详细记录社会保障主任的行动，并模仿这些行动，以确保雇主掌握相同的资料。准备好相机，并排拍摄照片或视频。要求在任何采样前提前通知，并尽快修复任何发现的危险，但不要承认违规。如果检查将持续超过一天，在每天结束时要求一个简短的会议，询问关注点、访谈意图和下次访问的任务。要热情和专业，但也要保护你的权利。

4.员工访谈

OSHA将在检查期间采访小时工和管理层代表。根据开幕会议期间制定的面试程序安排所有面试，并在工作场所以外预先选定的地点进行面试。雇主应反对持续时间超过几分钟的即兴现场面试，因为这会对生产造成不必要的阻碍;雇主可以根据OSHA在面试要求中必须“合理”的要求要求另一个时间和地点。《职业安全与健康法案》赋予职业安全与健康管理局发出调查传票的权力。因此，雇主和雇员应该在维护权利和不驱使OSHA寻求传票之间找到平衡。

雇主代表可以参加任何面试，但只有正确的参加管理层面试，因为主管的所有知识都是公司的。小时工可以要求雇主的律师在面试时在场，但雇主不得恐吓或胁迫员工提出这一要求。不要歧视任何同意接受面试的员工，不要歧视接受OSHA私下面试的员工，也不要歧视任何对OSHA说的话的员工。

雇主应该通过解释证人的权利和提供面试技巧，让所有证人为OSHA面试做好准备。例如，证人有权不被记录或签署任何东西，只应回答所提出的问题。“我不知道”和“我不记得”是完全可以接受的回答。

5.结束会议

在检查结束时召开闭幕会议，这可能是检查现场部分的几周后。CSHO将解释雇主的引用后权利，并传达任何调查结果，如涉嫌违反的标准，涉嫌违反的基础，以及可能的缓解和缓解日期。雇主应仔细聆听并做笔记。CSHO可能不会分享违规的分类或处罚金额，但雇主可以询问这些信息。在这个阶段，雇主可以纠正CSHO的任何错误或误解，但不应争辩。雇主还应提供任何已被纠正的涉嫌违规行为的细节，但同样，避免任何承认或承诺，并在任何传讯发布之前要求时间提供补充信息。

6.已发表和争议的引文

根据职业安全和健康法案第9(c)条，OSHA有六个月的时间来完成调查、起草报告和发布引证。在雇主收到传票后，它有几个选择:(1)接受传票并支付罚款(几乎不是最好的选择);(2)要求方差(几乎从来没有);(3)在与OSHA的非正式和解会议上解决引用问题(现在更加困难，因为国家OSHA办公室限制了地区办事处的灵活性);(4)向职业安全与健康管理局(OSHA)提交异议通知，并与劳工律师办公室(通常是最佳选择)协商正式解决方案;(5)对引用提出异议，并向审查委员会提交行政法法官的听证会。雇主在决定对引文提出异议时应考虑几个问题。例如:

• 引文准确吗?
• 引证是否会使雇主再次违规?
• 拟议的处罚是否适当?

由于OSHA对粮食行业的攻击，今天的雇主需要为检查做好准备，保护他们的检查权利，并在检查期间管理信息流动。通过准备，粮食处理人员将准备好妥善管理OSHA检查和任何结果。遵循这里提供的步骤，将为粮食行业的雇主提供必要的工具，以避免重大的执法行动，并使他们处于有利地位，以挑战可能的违规行为。

有关OSHA问题的更多信息，请访问Epstein Becker & Green的OSHA法律更新博客www.oshalawupdate.com．

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