内部沟通：拼接相同的乐谱

几乎每个成功的公司都花费时间，能源和金钱与客户沟通。公司需要有效的营销通信计划来连接，传达公司如何解决客户需求，分享信息和吸引客户和前景的业务。较少的公司与其员工，分支机构和部门的内部通信提供相同的关注 - 组织内的利益相关者。

鉴于饲料和谷物企业发现自己所处的快速发展的商业环境很难让整个组织保持一致——仅仅是确保员工知道营销沟通团队对客户说了什么就已经足够具有挑战性了。对于组织内部沟通失败会发生什么，大多数管理者都有负面的故事。

谁，什么，怎么做?

内部通信可能是如此困难的原因之一是增长。在组织较小的时候举行的会议，备忘录和方法不会在一个现在拥有多个位置，多个部门或更大的组织中削减它。合并和整合意味着必须集成不同的内部通信方法。在这种情况下，第一步是提出问题：

■我们需要与谁联系我们组织内部？
■他们需要知道什么?
■他们如何与？

这些都是在制定营销传播计划时需要考虑的问题，但在与员工沟通时同样重要。

与那些在仓库、磨坊、谷物升降机或卡车上工作的经理相比，一群经理可能需要不同类型和不同频率的沟通。花点时间仔细思考这些简单问题的答案:

■您识别的组有何不同？
■他们需要收到什么样的信息？
■他们需要多频繁信息？
■在旺季期间，他们的需求是否有所不同？淡季？
■哪些信息需求是所有群体共有的?
■将信息获取特定群体的最有效方法是什么？

铺设出不同的员工团体，我们需要达到，每个人都需要知道的以及最有效的方式，即到达它们是任何内部通信计划的起点。

会议

如果您的公司就像地球上的每个组织都是如此，它将有一系列已经持有的会议套件。我们挑战您花时间和清单您所持有的所有正常会议，谁应该参加它们和每个人的目的。然后，退后一步问一些问题：

■这些会议有效吗？
■他们和对的人在一起吗?
■会议的频率合适吗?
■在这些会议中完成了什么？

诚实地看一看会议的目的是否实现了。我们经常发现，在会议的最初目的已经耗尽之后，会议还会持续很长时间。

接下来，根据您之前确定的利益相关者和通信需求的列表地图地图。

■会议将在哪里有意义地解决您浮出水面的沟通？
■会议的目的是什么？
■应该参加谁？

要无情，如果会议没有令人信服的目的，就放弃它。不要添加任何不是绝对需要的会议。虽然我们坚信，正确的会议必须是内部沟通计划的一部分，但它们可能会扼杀生产力，因此，纪律是必要的。

我们一直在推动“会议越少越重要”的理念，但随着一家规模较小的公司的发展，它很可能需要开始把召开会议作为沟通计划的一部分。会有一个临界点，一个小公司可以接受的非正式交流将不足以确保公司获得信息和联系。

一旦确定了您需要的会议，那么您就可以重视您的注意，以确保它们富有成效。在浪费在计划不当的会议时，没有缺乏研究和写作（和稀释卡通）。获得房间里的合适人士，使用议程，专注于需要讨论的物品。找到一种纯粹的方式来分享纯粹的信息项目并保存会议时间进行讨论。我们都有一切都在会议上，这是信息倾倒的一切，但有更有效的方法来做到这一点。

根据小组，您可能需要几分钟的会议发布，所以那些无法出席的人不会错过。如果会议很重要，但是如果你的一些球队真正出席，那么人们认为人们是至关重要的，那么让一些住宿至关重要。

Skype，WebEx，GotoMeeting等技术可能会为您节省大量的金钱和时间，并且可以是一种高效的方法，可以将人们拉到一个快速的触摸基地，特别是在一年中的繁忙时间。同样，这种技术在紧急情况下可以有所帮助，或者您需要快速与人们联系。

尝试不同类型的会议，例如一个15分钟的最大会议，每个人都有一个特定的分配/待分享的东西。或者，尝试每个人都站立的会议，所以会议尽快结束。它甚至可以像更改定期的会议一样简单，以便急需会议。让小组和目的推动您持有的需求和类型的会议。

其他方法

会议可能不是与员工沟通最有效的方式。电子邮件可以是一个有效的工具，也可以是一个巨大的时间浪费。开会的规则同样适用于电子邮件:发电子邮件的目的是什么，你怎样才能尽快有效地达到这个目的?一封每周一例会的电子邮件，或者是周一早上一封写着“接下来要做什么”的电子邮件，可能会让会议消失，并让人们迅速掌握信息。如果定期阅读，就会成为员工日常生活的一部分。

数字通讯也可以在内部通信中发挥重要作用 - 特别是对于更多常规消息或教育目的。这些通常需要很好的工作。您必须建立一个支持新闻通讯的文化，以便人们读到它们。再次，以需求/目的开始。您可能希望使用新闻通讯提供有关业务的一般更新，突出关键趋势，分享新产品和服务的信息，并突出员工成就或奖励。我们知道的一位经理在她的新闻通讯中有一个个人信息，这些通讯与她思想的东西分享她认为她认为人们应该知道的东西。这种个人方法得到了很好的收到，员工期待着她的通讯，这是一家伟大的关系和文化建设工具。

大多数时尚软件将允许您运行一些分析，看看人们是否正在打开信件以及他们正在阅读的内容。使用这些分析继续完善通讯。如果部分很重要，但没有阅读，您可能需要备份并尝试不同的东西。谨慎一句话：如果你不愿意这样做，也许最好不要这样做。

有些时候，短信可能是迄今为止快速到达人们的最佳方式。与任何其他形式的通信一样，发短信可以过度使用并始终侧重于需求将有助于确保此工具也支持您的通信计划。

根据贵公司的大小，另一种独特的内部通信形式是数字标牌。在开放空间或公共室中突出显示的电子屏幕是功能强大的频道，可以在视频，图像和音频格式的组合中传送消息。

反馈

我们专注于对员工沟通的这一点。组织内的通信最终应该是两种方式。您需要某种方式来获取他们的脉搏，知道他们对组织的了解，关于市场以及他们的听力/对客户的了解。

面对面的会议促进了这种人际交流，但还有许多其他方式可以让你的员工参与到你的沟通计划中来。可以考虑在时事通讯中添加反馈表格或链接，或者通过电子邮件询问问题并收集反馈。聊天群、虚拟意见箱和虚拟城镇会议是一些可能的工具/技术。

除了这些解决方案，你还可以考虑一个非正式或正式的员工咨询小组，帮助你更有意地了解市场和公司内部的情况。这类组织在收集情报方面是无价的，可以作为想法/改变的宣传板，并为更广泛的沟通努力提供第一阶段。

当然，只需四处走动就没有管理层。MBWA是汤姆彼得普及的古老概念。然而，每个经理都知道你可以通过简单出局来学习的内容，与员工交谈，提出问题，仔细聆听他们的见解 - 你只需要花时间去做！

结果

今天竞争激烈的饲料和粮食市场需要与客户的高度有效沟通。也就是说，有效解决客户需求要求我们在本组织内具有高度有效和高效的通信。获得一些想法，我们积极工作的强大计划，以及适当地应用通信技术和工具。随着我们接近日历年的最后一季度，向您使用的方法进行一些思考，您正在使用与您的组织进行沟通，并思考如何能够加强与为您工作的人联系的方式。您的内部通信更强大，您的执行越一致，最终您将在为客户群提供服务时更好的工作。■

Jay Akridge博士是普德劳大学农业经济系的学术和多样性和教授的普通和执行副总裁。

约翰·Foltz博士是动物科学系，俄亥俄州州立大学，哥伦布，哦和Dean Emeritus，农业和生命科学学院，莫斯科大学，莫斯科，ID，Emeritus教授Emeritus。