解决常见的多站点管理挑战的技巧
饲料和粮食行业的“新规范”是让管理人员拥有多个地点。50年前，每个国家的电梯都是独立的企业，有经理、粮食采购员、会计人员、仓库管理员等。但是，就像被服务的农民已经合并了一样，电梯和饲料厂也合并了。通过合并和收购，许多经理现在同时监督多个地点的日常运营。这使得企业更有效率，(希望)更有利可图，但伴随着这些变化的是一些额外的挑战。我们的专栏将为您提供一些如何克服这些挑战的想法。
当管理多个地点时，发展和保持团队文化是很重要的。你肯定不希望这些地方出现“眼不见心不烦”的症状吧。每个地方都有自己的文化。作为经理，你需要发展你的团队。
发展团队的一种方法是让员工参加诸如午餐、生日派对等活动。确保他们被邀请并且有办法去那里(休假等等)。另一个将人们聚集在一起(不仅是身体上的，也是心理上的)的好方法是定期在其他地点开会，这样世界就不会围绕着“主办公室”旋转。另外，让你的员工轮流到不同的地方工作，这样他们就能了解你每个分支机构的设施、客户和面临的挑战。这将在紧急情况下有所帮助(所以你有更多的员工接受培训来管理其他地点)，以及改变其他员工的视角(这个过程真的很有挑战性，难怪会有这么多的重点放在它上)。
确保你有一个特定的指挥链与你的外部(和现场)员工。你需要知道你的主要联系人是谁，你的其他员工需要知道向谁寻求信息。指挥链(组织结构图)对每个人都有好处。它减少了歧义。这里的一个想法是，为所有员工维护一个与组织结构图和工作描述相关的活页夹(见下文)。拥有多个谷物升降机或饲料磨坊增加了人们了解公司等级制度的需求。
确保每个员工都有一份工作描述，不仅清楚地定义了他们的角色，也清楚地定义了他们要向谁汇报。我们已经在以前的《经理手册》专栏中讨论过工作描述——这足以说明工作描述迫使你思考你的员工做什么，他们向谁汇报，并为你的绩效评估提供重要信息。
沟通需要经过深思熟虑和计划。因为你的员工不在办公室，所以“自发的”交流就大大减少了。你不会“在去饮水机的走廊上”与你的大多数员工擦肩而过，或者更现实地说，当你们在磨坊或电梯里工作时擦肩而过，所以你不能说“哦，顺便说一句....”你需要特别地寻找与你的异地员工交流的机会——你需要积极主动!不要犹豫拿起电话联系。建立一个简单的电子邮件分发列表也很容易，这样每个地点都可以得到重要的通知。另一种相对便宜的技术是在每个分支机构安装一台传真机。另外一个想法是，以经理的身份每月或每周发一封电子邮件。确保它有价值;不要只是发送一个去发送它; if people do not find the information in your email valuable, they will not pay attention to these weekly/monthly updates and will then miss when there truly is something important in one of them.
总部位于马萨诸塞州阿什兰的管理培训公司Manager Mechanics的总裁埃里克•布鲁姆(Eric Bloom)最近在《INC.》(INC.)杂志上发表了一篇文章。杂志认为，技术已经成为任何拥有多个地点的组织的骨干不可分割的一部分。他指出，随着互联网的出现，衍生出的协作工具数量激增。
虽然许多组织依赖于定制的软件平台和内部网作为协作平台，但一些最常用的工具要么是免费的，要么是便宜的，要么是作为软件即服务提供的，这意味着你可以通过网络每月付费访问这些工具。一些最佳和具有成本效益的选择包括:
Dropbox:一种基于互联网的文件系统，可以让你轻松地与他人上传和共享文件。
谷歌文档: Gmail和内部培训沟通日历。
Basecamp:一个流行的基于web的项目管理和协作工具。
脸谱网当前无处不在的社交网络工具对商业和个人应用程序同样有用。
Skype当前位置VOIP(网络语音协议)技术和软件的迅猛发展意味着你可以廉价而有效地与远程员工沟通。你所需要的只是一个良好的互联网连接和一个相对便宜的网络摄像头。小组会议可以轻松快速地召开，你可以看到你的团队，并与他们交谈，这当然节省了时间和金钱。许多智能手机也有Skype的应用程序。
许多地方的经理因为他们是“超级实干家”而被提升。在你职业生涯的早期，你的上司指望你把事情做好。你装了更多的饲料，买了更多的粮食，装了更多的火车车厢，或者做了更多分配给你的任务!这让你脱颖而出并获得晋升，所以你最终会卖出更多饲料，监督几个仓库管理员等等。最后你被提升到一个职位，现在你负责管理多个地方。这是一个有趣的挑战——你必须学会授权，这对你们中的许多人来说是违背你的本能的。，你喜欢自己做事)。
你应该委派哪些工作?简短的回答——一切!你的饲料或谷物业务的日常细节将决定确切的答案，但你能让别人帮助你完成的越多，你就会越成功。管理不是做事情，而是激励别人去做事情。管理的一个很好的定义是“通过他人完成事情的过程”。
你如何成功地委派工作?委派任务块，而不是一次委派一行任务。提前就任务或项目进行沟通——在前一天的下午，而不是早上。委派工作时要在脑子里设定一个具体的时间，除非确实是紧急情况，否则不要“尽快”告诉你的员工。
授权的五个步骤是:
１）告诉“这是我们将要做的项目。”
２）出售“这就是我们为什么要这样做，以及它与公司/团队/客户的整体需求之间的关系。”
3）咨询:询问员工的想法。
4）参与:谈论什么可行，什么不可行。记住，在公司里很多创新都是由下而上的。3M公司的便利贴就是一个很好的例子，它是一种偶然发明的产品，但也绝对是自下而上的。
5）委托把他们送走。
这不是一个如何委托的静态列表，而是像大多数事情一样，是动态的。任务的复杂性和重要性将决定你从列表中的什么位置开始，以及每一步要花多少时间。
在多个地点工作时，设定明确的目标变得更加重要。每个人都需要知道你的期望，以及他们在你的业务愿景中是如何前进的。当设定目标时，先设定聪明的目标:
年代具体的:这个目标应该能够在30秒或更短的时间内被说出，或者能够写在名片的背面。
米可衡量的:如果目标无法衡量，你就不知道什么时候能达到。本月销售500吨饲料，减少10%的加工时间等是可衡量的目标。“改善”不是衡量。
一个项目中的所有涉众都同意这个目标。这就是片面的独裁领导不起作用的地方。
R现实主义:目标需要在可能性的范围内。
Time-frame:需要设置时间轴或最后期限。
通过设置聪明的目标使你的员工更成功。
面对面的会议对分散的团队至关重要。定期把你的主要员工聚集在一起。安排一个“部门主管”会议，来自不同地方的主管们聚在一起讨论挑战、机遇等。在这些会议上多倾听，经常问这样的问题:“你需要我做什么?”确保会议是富有成效和简明扼要的。不要为了开会而开会，要让会议富有成效。会议是昂贵的，所以它们应该为你和团队创造价值。
没有什么比现场参观更好的了。如果有几个分支机构，您应该安排定期的现场访问。突然造访似乎是有利的，但根据我们的经验，这只会让大家紧张，有时还会造成敌对关系。如果你经常访问，你被视为一个“固定”，这可能不是一个问题。
不管你的文件上说了什么，或者别人告诉你什么，对你自己来说，没有什么可以替代视觉、听觉和嗅觉。走进工厂，花几分钟时间和每个员工交谈。这有助于消除场外管理造成的障碍。一个一致的网站访问时间表是最有效的。员工可以指望领导出席。经理们需要把他们的名字写在时间表上，并随时准备工作。在第一线工作、帮助客户、接听电话或倾倒卡车的经理都能给你的员工留下深刻的印象。你愿意参与日常活动有助于培养你努力创造的团队氛围。准备好向你的员工学习。你可以从他们身上学到和任何正规的继续教育课程一样多的东西。 This will have a positive effect on many aspects of the business as well as your professional growth.
当工作地点不在现场时，如果有问题需要注意，往往会等待。把一些事情推迟到下次再做是很容易的。但当经理不在现场时，一个小问题可能会迅速演变成一个大问题。如果有必要，愿意跳上你的皮卡车并开车到地点，并立即解决任何问题。
正如我们在本专栏的介绍中提到的那样，饲料和谷物公司在多个地方经营已经很普遍了。这些分支机构可能分散在地区而不是国家或国际上，但许多相同的挑战适用——不管这些地点之间的距离。作为经理，你工作的很大一部分是建立和管理你的球队——在多个地点，你仍然必须让每个人都在同一个球队，即使他们不是每天坐在同一个“更衣室”里。我们相信，本专栏已经给了你一些想法和技巧，将帮助你管理你的“遥远的帝国!”
- - - - - -杰基Roembke
